ASSOCIATION AFA (Amitiés-Franco-Anglophones)

RÈGLEMENT INTÉRIEUR  (création du règlement : juin 2022)

L'association AFA, dont le siège est à Menton, cultive les Amitiés Franco-Anglophones à travers des cours gratuits en Anglais et Français, des conversations Franco-Anglaises, des séjours et des sorties culturels.

Article 1 : Organisation générale

Alinéa 1 : Affiliation

• L’association est du type : Association loi 1901 créée le 7 septembre 1995
• Immatriculée sous le SIREN 440831378. SIRET : 44083137800011.

Alinéa 2 : Encadrement

Les gestionnaires et les Responsables des animations sont tous bénévoles. Il n’y a aucun salarié.

Alinéa 3 : Adhésion

L’adhésion à l’association est subordonnée au règlement d’une cotisation annuelle (qui s’entend du 1^er septembre au 31 août de l’année suivante), dont le montant est fixé par le bureau et communiqué chaque année en AG.

• Chaque membre reçoit une carte d’adhérent valable pour la période correspondant à sa cotisation.

Alinéa 4 : courtoisie

Les membres s’engagent à rester courtois durant les activités organisées par l’association. Le bureau examinera les cas éventuels d’incivilité.

Alinéa 5 : Assurances

Les dommages corporels, liés aux activités organisées par l’association pouvant être subis par les participants (membres de l’association ou non membres), sont pris en charge dans le contrat Allianz associa PRO : 43167186.

Alinéa 6 : Information

L’association dispose d’un site internet où il est possible de consulter toutes les informations et activités la concernant. Ce site est consultable à l’adresse https://afa-menton.fr

Alinéa 7 : Programme

Le programme prévisionnel des activités est établi par le bureau et le conseil d’administration, sous réserve de modifications ultérieures imposées par des causes extérieures (météorologiques ou conditions de circulation par exemple). Il est communiqué aux adhérents par l’intermédiaire du site internet de l’association ou par un "programme-papier" pour les seuls adhérents "non-internautes".

Alinéa 8 : Déplacements et indemnisation

Les déplacements se font par co-voiturage ou par autocar.
L’utilisation de véhicules personnels ne peut être autorisée que dans les cas suivants :

• Les déplacements en covoiturage pour certaines activités commençant et se terminant sur le lieu indiqué par ses organisateurs.
• Les déplacements pour reconnaissances, tests faits avant des sorties et des séjours.

L’association doit se préoccuper du fait que le conducteur est titulaire du permis de conduire, qu’il est bien assuré pour les personnes transportées. C’est l'assurance obligatoire personnelle du conducteur qui interviendra en cas d'accident survenu pendant les déplacements faits pour l’association : reconnaissance, test, covoiturage.
Si le voyage est organisé avec un autocar : il est interdit de se rendre avec son véhicule personnel sur les lieux d’une sortie en autocar pour y participer.

Article 2 : activités

Alinéa 1 : les cours 

• Participation :
  • inscription préalable auprès d’un professeur et engagement à l’année.
  • Le professeur est libre de choisir le lieu, le nombre de participants (entre 6 et 8 personnes maximum) ainsi que sa méthode.
  • Le professeur s’engage à assurer une continuité dans les cours, à l’année. Si un professeur s’absente de façon prolongée sans raison valable (en dehors de juillet-août et des vacances scolaires), le groupe pourra demander un autre professeur. Le remplacement sera alors définitif jusqu’à la fin de l’année : ceci afin d’assurer une cohérence dans la pédagogie et le suivi des apprenants.

Paiement : les cours sont gratuits, en revanche, il est d’usage de prendre une consommation dans le restaurant ou l’hôtel qui nous accueille.

Alinéa 2 : les tables de conversation

• Participation :aucune inscription préalable et aucun engagement à l’année. L’animateur organise les groupes en fonction du nombre de participants. Les conversations se déroulent en anglais et en français.
• Paiement : les conversations sont gratuites, en revanche, il est d’usage de prendre une consommation dans le restaurant ou l’hôtel qui nous accueille.

Alinéa 3 : les sorties à la journée et les séjours

Ces activités sont organisées soit directement par l’Association, soit par une agence de voyages agréée.
- Les sorties à la journée organisées par l’association sont réservées en priorité aux adhérents. Une carte de membre, en cours de validité, est obligatoire pour s’y inscrire. Mais en cas de disponibilité, des non-adhérents peuvent compléter une sortie à la journée, en payant une assurance complémentaire de 5€ par personne, pour la sortie.
- Les séjours (de plus d’une journée) organisés par l’association ne sont pas réservés uniquement aux adhérents. Ils sont aussi ouverts aux membres d’autres associations.

• Inscription : toute inscription devient définitive après versement des arrhes. Un descriptif détaillé est remis aux membres participants. Les inscrits doivent envoyer au trésorier un chèque du montant prévu, à l’ordre (selon les cas) de l’AFA ou d’un transporteur. Une liste d’attente est établie si le nombre de candidats dépasse le nombre de places disponibles. Inversement le séjour peut être annulé (ou son prix modifié à la hausse) si ce nombre est insuffisant. Le tarif peut diminuer si le nombre d’inscrits est élevé.
• Paiement : le paiement est dû lors de toute inscription.
• Annulation de l’inscription :
  • L’annulation d’une inscription à une sortie doit être annoncée au minimum, une semaine avant la date de l’évènement.
  • L’annulation d’une inscription à un séjour doit être annoncée au minimum, un mois avant la date de départ.
• Remboursement : en cas d’annulation tardive, la somme perçue par le voyagiste ou l’association AFA sera remboursée selon les règles du voyagiste ou de l’AFA. Toutefois, en cas de maladie ou d’évènement grave, un remboursement peut être intégralement opéré sur présentation d’un justificatif ou certificat médical transmis dans les huit jours.

Remarques :

• Sortie : il n’y a pas d’assurance annulation ou rapatriement pour les sorties d’une journée.
• Séjour : une assistance rapatriement et une assurance annulation interruption de séjour sont souscrites, auprès du prestataire, pour chaque séjour de plusieurs jours. Attention, les frais de transport peuvent ne pas être inclus.
  En cas de désistement avant la réalisation du séjour, une retenue forfaitaire est appliquée conformément aux informations fournies lors de l’inscription, sauf en cas de remplacement par un autre adhérent de l’association ou d’évènement grave touchant l’adhérent ou ses proches après intervention de l’assurance.
  Dans tous les cas, une retenue forfaitaire, fixée par le voyagiste ou par l’association AFA, sera appliquée pour frais de dossier.

Article 4 : prescriptions et consignes

Dans les sorties en groupe, avant de monter dans l’autocar,

• Faites-vous « pointer » par le responsable
• Déposez vos bagages volumineux dans les soutes des autocars.

Dans les autocars, le port des ceintures de sécurité est obligatoire.

Article 5 : accidents et sinistres

La déclaration est rédigée par la victime ou son représentant puis transmise par lui à l’assureur soit par courrier soit par internet dans les cinq jours suivant l’accident.

Le formulaire de déclaration est disponible sur le site internet de l’association AFA : dans la rubrique « Association/En cas d’Accident ».

Dans le cas d’un sinistre, survenu pendant une activité organisée par l’AFA, le responsable du groupe et la victime font une déclaration et envoient une copie au président.